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Ship It Day Antidot – première édition !

Les 19 et 20 mars derniers se tenait le premier « Ship It Day » dans les locaux de la R&D d’Antidot à Lambesc (13).

Le Ship … quoi ?

A l’origine initié par la société Atlassian, le Ship It Day est une opportunité donnée aux employés de travailler en 24 heures sur un projet de leur choix, en rapport avec le produit et l’activité de l’entreprise, en vue de le livrer à l’issue de la journée, avec une seule règle : « Pas de règles ! ».

Cette manifestation est une occasion pour l’entreprise de promouvoir l’innovation en mettant différentes équipes en concurrence. Oui, mais dans quel but ?

La raison est simple : qui n’a jamais entendu ce genre de remarques à la machine à café ?

« Ce serait vraiment pratique que cet outil permette de faire ça, ça et puis aussi ça »

« Je ne comprends pas, ce produit là ne se vend pas autant qu’on aimerait »

« Pfff, je ne me souviens jamais comment fonctionne cette appli… en même temps elle n’est pas vraiment intuitive ! »

En effet, pendant le Ship It Day, ces équipes vont enfin pouvoir développer ce plugin qui manque depuis si longtemps, repenser une fonctionnalité que personne n’utilise, redessiner une interface, etc.

Or le pilotage quotidien de ces équipes, la pression liée aux cycles de développements dans le respect scrupuleux de la roadmap ne permet guère de laisser parler la créativité des collaborateurs…

Pourquoi c’est cool ?

ShipItDayLe Ship It Day est avant tout une aventure humaine, ludique, faisant de l’évènement un vecteur d’émulation très fort. Cela permet de faire une pause dans le train-train quotidien, tout en avançant rapidement sur des projets, au final relativement aboutis.

C’est également l’occasion pour les collaborateurs, en sortant du cadre de travail habituel, de travailler et d’échanger avec des personnes qu’ils n’ont pas toujours l’habitude de côtoyer. Une réelle synergie inter-équipes se crée alors dans une ambiance très conviviale.

Enfin, certains prototypes réalisés au cours du Ship It Day pourront devenir des fonctionnalités du Produit, qui, une fois industrialisées, seront déployées en production.

Une première chez Antidot ?

Antidot est cependant coutumier du fait, puisqu’il s’agit en réalité du troisième évènement de ce type en trois ans, avec deux précédentes éditions sous la forme de “Hackathon”. À deux reprises déjà, il s’agissait de proposer un prototype destiné à faire avancer le Produit, réalisé à l’issue d’un marathon de développement d’une semaine,.

Néanmoins, bien que suscitant un réel intérêt au sein des équipes de développement, la durée pour ces hackathons s’est finalement avérée trop longue pour pouvoir les maintenir et les renouveler à un rythme régulier.

Cette année, la société a donc adopté le format Ship It, plus court, pouvant ainsi être reconduit régulièrement.

Comment ça marche ?

Le Ship it se déroule en plusieurs phases :

J – 2 mois : Lancement

La date à laquelle aura lieu le Ship It est annoncée aux collaborateurs.

J – 1 mois : Ship It order

Les collaborateurs peuvent proposer des projets. Il n’y a pas de contraintes sur le nombre de projets soumis par personne, ni sur le thème sur lequel ils vont participer.

Un projet peut même être proposé 5 min avant le début du Ship It Day, le jour J.

J – 1 semaine : Brown bag

Les personnes porteuses d’un ou plusieurs projets et ayant besoin d’autres collaborateurs peuvent, uniquement s’ils le souhaitent, présenter leur projet à l’ensemble de la société afin de recruter et constituer leur équipe.

Jour J :

Chaque équipe annonce le thème de son projet et la composition de l’équipe

Le concours débute un jeudi matin à 11 h pour se terminer le lendemain à la même heure.

Durant ces 24 h, ce sont les managers qui se chargent de l’intendance : pauses avec café / gâteaux / bonbons, pizza party le soir, petit déjeuner le matin, etc.

C’est une occasion unique de pouvoir se faire servir une bière par son manager !  😉

Les équipes constituées préparent ensuite des démonstrations de 5 min sur leurs prototypes, en vue de les présenter à l’ensemble de la société. Une fois les démonstrations terminées, l’ensemble des collaborateurs peut voter pour élire le projet vainqueur du Ship It Day. S’en suit alors une « party » digne de ce nom, afin de célébrer les vainqueurs et l’ensemble des participants à l’évènement.

A quand le prochain?

KeepCalmShipItAprès cette première édition fin mars, la prochaine est prévue les 18 et 19 juin prochains. Au total, ce seront donc quatre Ship It Day qui seront organisés par an, au rythme d’un par trimestre.

Lors du Ship It Day du mois de mars, entre les collaborateurs sur les pistes de ski, en déplacement professionnel ou tout simplement indisponibles, les projets ont principalement été réalisés par les équipes de la R&D.

Mais le Ship It Day a bien évidemment vocation à faire interagir le maximum de collaborateurs, quelles que soient leurs équipes de rattachement : chefs de projet, staff marketing, support client, etc. Nul doute que la prochaine édition verra encore plus de collaborateurs dans les équipes engagées.

Vivement la prochaine édition !

Et vous, dans votre entreprise, ça se passe comment le Ship It Day ? 🙂

P.S. : si notre approche autour des Ship It Days ou des brown bags vous intéresse et si vous êtes tenté de nous rejoindre cela tombe bien, on recrute ! Et pour ne rien vous cacher, nous avons expliqué sur ce blog comment se déroule le processus de recrutement à la R&D d’Antidot.

Chez Antidot, on a adopté les « brown bags ». Et chez vous ?

Il y a quelques années, lors d’une conférence Mix-IT, j’ai entendu parler des initiatives de Brown Bag Seminar. L’idée est d’inviter quelqu’un dans votre entreprise pour qu’il vous présente un sujet et pour le remercier, vous lui offrez son déjeuner. J’ai trouvé l’idée géniale, je voulais ça chez nous !

Mais retour sur terre, notre centre de R&D est situé à Lambesc, et des baggers dans le coin, il n’y en a pas des masses ! Attention, Lambesc, c’est génial ! On joue à la pétanque, on se fait des BBQ, on part courir ou faire du VTT dans la nature en 30 secondes depuis nos locaux, on n’a aucun bouchon sur la route (il faut tout de même se méfier des sangliers) mais pour trouver des personnes qui ont des sujets techniques qui pourraient nous intéresser… ce n’est pas Paris.

Alors comment faire ?

Saison 1 : Video Brown Bag

Le Web regorge de vidéos présentant les sujets qui nous intéressent. Plutôt que tous les regarder dans notre coin, pourquoi ne pas nous regrouper pour les regarder ensemble ? L’idée est lancée. Je crée un UserVoice pour rassembler les idées de tout le monde, on vote et on regarde chaque lundi midi la plus populaire. C’est une période sympa où nous avons entre autres découvert Gradle, Ceylon, OAuth 2, Play Framework… mais le côté vidéo n’est pas assez convivial et l’initiative commence à s’essouffler. En bon agiliste, je me dis « rétrospective, prise d’information et action », il faut faire de vraies présentations avec un présentateur physiquement présent.

Saison 2 : Home Made Brown Bag

Toujours la même question : où trouver des personnes capables de présenter des sujets tech qui peuvent intéresser du monde chez nous ? Et une nouvelle révélation ! L’idée révolutionnaire que l’on n’attendait pas : une personne qui travaille déjà chez nous !

Sur notre site de Lambesc nous avons des profils très différents ; depuis ceux qui sont fan du noyau Linux jusqu’à ceux qui adorent le CSS, en passant par C++, Python, Java, GWT, Javascript, Puppet, Jenkins, CMake et j’en oublie beaucoup. Convaincu de mon idée, je lance la saison 2, j’assure moi même le premier épisode : une présentation sur Tribal Leadership. Nous avons ensuite une présentation sur DITA, une sur Java 8 mais très vite (beaucoup plus vite), nouvel essoufflement. Du coup, rétrospective, prise d’information…

Trois causes principales :

  • le midi, c’est sympa de se faire un resto : ben oui, on est en France quand même.
  • le midi, on fait de la pétanque, du foot, du basket, on va courir, nager, on joue à des jeux de société… et il n’y a que 5 midis par semaine pour tout caler.
  • ça nécessite de préparer des slides.

Saison 3 : Home Made Brown Bag without Brown Bag aka « Weekly Dev »

Devant mon désarroi sur l’échec des Brown Bags, mon directeur technique me dit : « Et si on le faisait tous les mercredis de 11h30 à midi » ? Au début je me dis que c’est n’importe quoi, je ne vais pas manger à 11h30, c’est bien trop tôt. Mais tentons !

L’idée est simple : chaque mercredi, toujours à la même heure, toujours au même endroit, des personnes convergent de leurs postes respectifs et se rassemblent. On se regarde tous et on se pose cette question existentielle : « Qui a un sujet à présenter ? ».

Au début, quelques personnes trouvent des sujets. Mais même s’il y a des personnes qui aiment expliquer, il y a aussi des personnes plus réservées. Nous avons de nouveau atteint le jour où nous n’avions plus d’idée de sujet. Alors je tente la question inverse : « Qui aimerait qu’une autre personne ici lui présente un sujet ? » et c’est l’avalanche d’idées. Tout le monde est très curieux des domaines connus par d’autres.

Et depuis ce jour, les mercredis se succèdent avec des sujets complètement disparates et toujours passionnants. J’apprends des choses sur l’architecture des processeurs multi-coeurs, sur le protocole HTTP2 fraîchement sorti, sur la difficulté d’écrire un handler de signal en C, sur la mise en place d’un LogStash, sur l’architecture nécessaire à faire tourner un cluster Cassandra… Il y a aussi les fois où nous présentons ce que nous avons mis en place techniquement dans notre produit sans avoir à tenir un discours compréhensible par un non développeur car on est entre nous, les passionnés du code.

Enfin, par effet de bord, le Weekly Dev casse les murs entre les équipes, permet d’échanger, de débattre, de polliniser et nous permet de mieux nous connaître les uns les autres, et finalement, c’est ce que je préfère !

source : Dilbert, by Scott Adams

P.S. : si vous êtes tenté de nous rejoindre cela tombe bien, on recrute ! Et pour que vous sachiez comment se passent les recrutements à la R&D d’Antidot, nous avons expliqué tout le processus.