Réinventer les référentiels

Lors d’un billet précédent, nous avons soulevé la question de l’avenir des référentiels dans un contexte où la recherche en texte intégral et l’avènement du Web 2.0 remettent en cause l’utilité et donc l’existence même de référentiels.

Ce que sont les référentiels

Référentiel : données structurées qui sont de référence (donc qui font autorité) et qui permettent à des applications de fonctionner ensemble.

Les plus connus sont certainement les référentiels terminologiques : dictionnaires, thésaurus, listes de synonymes…  Ils contiennent du vocabulaire, ils font référence pour l’orthographe et la définition des mots et ils permettent aux hommes de communiquer ensemble en définissant un sens commun au langage. Pas de doute, ils répondent à la définition : ce sont des référentiels.

Ces référentiels terminologiques peuvent être :

  • généralistes comme les dictionnaires : Littré : 78423 entrées, Larousse : 135 000 entrées, Wiktionnaire ;
  • encyclopédiques : Rameau, le répertoire autorité-matière édité par la BNF (100 000 noms communs) ;
  • spécialisés : Eurovoc le thésaurus multilingue édité par l’UE, Geonames pour les noms géographiques (8 millions d’entrées), Termsciences pour le vocabulaire scientifique (190 000 concepts, 650 000 termes)
  • métiers : Gemet dans l’environnement (200 000 descripteurs) ; MeSH, SNOMED-CT, WHOART, CIM-10, CCAM, MeDRA, … en santé.

Les systèmes d’information des entreprises regorgent également de référentiels qui parfois ne se savent pas eux-mêmes :

  • les annuaires (LDAP, ActiveDirectory) utilisés pour la sécurité sont des référentiels de personnes, de groupes et de rôles ;
  • les CRM (gestion de la relation client) sont aussi des référentiels de contacts, de clients, de secteurs ;
  • les ERP (gestion de la production) sont des référentiels de produits, de catégories, de références ;
  • les arborescences de fichiers, les structures même des sites web sont des plans de classement.

De l’usage des référentiels par les moteurs de recherche

Qu’ils soient techniques, ou conçus pour faciliter l’usage (classer, trier), ces référentiels sont très utiles aux bons moteurs de recherche qui savent les exploiter pour réaliser de nombreuses fonctions :

  • Extension sémantique : il s’agit d’élargir la recherche par mot clé de l’utilisateur en élargissant la recherche à des termes plus spécifiques ou a des synonymes. A la recherche « voiture », il est de bon ton de remonter des documents parlant également de « cabriolet » et d’ « automobiles ». Cette fonctionnalité est essentielle quand il s’agit de faire correspondre du vocabulaire technique avec celui des utilisateurs plus grand public.
  • Auto complétion : les suggestions de recherche proposées à l’utilisateur alors qu’il saisit les premiers caractères peuvent pour partie provenir des référentiels, ce qui a pour effet d’améliorer considérablement la qualité de sa requête.
  • Suggestions de recherches connexes : ces expressions affichées en marge des réponses afin de proposer à l’utilisateur des recherches similaires sont habituellement générées par analyse des contenus et des requêtes des utilisateurs. Ces suggestions peuvent être avantageusement contrôlées sur la base de la terminologie de référentiel métier afin d’en accentuer l’intérêt et le centrage sur le corpus.
  • Catégorisation : afin d’assurer une continuité entre l’univers informationnel de l’entreprise (la façon dont les données sont rangées dans le SI) et le moteur de recherche, ce dernier doit catégoriser les données de façon similaire et donc exploiter les plans de classement existants.
  • Recherche à facettes : les filtres actifs présentés à l’utilisateur en marge des réponses afin qu’il affine sa recherche par clics sont la plupart du temps issus de référentiels (listes d’autorité, plans de classement) qui doivent être familiers à l’utilisateur pour rendre évident le sens du filtre.
  • Annotation automatique : il s’agit là d’analyser automatiquement les données afin de les caractériser par des mots significatifs. Cette opération « autrefois » réalisée manuellement (indexation manuelle pour créer les fiches bibliographiques) peut être largement automatisée sur la base de l’analyse du texte intégral. Cette fonction permet par exemple de générer le « nuage de mots » significatif d’un document ou d’un ensemble de documents.

Bonnes pratiques

Comme on le voit, loin d’être détrônés par l’annotation libre, les référentiels apportent aux moteurs des données essentielles que la folksonomie ne saurait fournir, et il faut donc voir ces approches « Web 1.0 » et « Web 2.0 » comme complémentaires.

Il est cependant nécessaire que les référentiels évoluent afin de s’adapter à l’usage qu’en fait l’informatique. En particulier les référentiels terminologiques qui ne doivent plus être pensés pour l’indexation manuelle, mais comme matière première des moteurs et autres outils de traitement de l’information.

Quant aux bonnes pratiques, nous n’en préconiserons que 6 :

  1. Evitez les gros référentiels généralistes fourre tout. Ils sont générateurs de trop de bruit.
  2. Préférez les petits référentiels métiers centrés sur des thématiques et des usages spécifiques. Ils n’en seront que plus faciles à maintenir.
  3. Réutilisez au maximum des référentiels terminologiques existants, publiés par les organismes de normalisation ou les groupements professionnels.
  4. Enrichissez-les avec votre vocabulaire maison spécifique que vous maintiendrez séparément dans un esprit « Small is beautiful ».
  5. N’oubliez pas que votre système d’information regorge de référentiels. Identifiez les.
  6. Et enfin, n’oubliez pas vos utilisateurs : construisez des petits plans de classements adaptés à leurs usages, et s’il y a plusieurs besoins, pas de problème, construisez plusieurs taxonomies. Cette multiplicité ne fait pas peur aux moteurs, et vos utilisateurs vous remercieront.

Les référentiels ont-il un avenir ?

Thésaurus, listes d’autorité, plans de classement… depuis bien longtemps les référentiels ont prouvé leur utilité dans le domaine documentaire. Ils ont été le fondement de la gestion et de l’organisation de l’information dans les cellules documentaires, les bibliothèques, chez les éditeurs de contenus. L’avènement de l’informatique et d’Internet a sensiblement modifié leur usage et a nécessité une refonte de leur format et parfois de leur contenu.

Jusqu’au jour où le Web 2.0 est venu remettre en cause leur existence. Avec la « folksonomie », c’est l’utilisateur qui tagge, qui étiquette, qui décrit. Chacun annote comme il veut et classe comme il l’entend. L’ordre né de l’entropie. Une vraie révolution copernicienne.

« Le pouvoir au peuple ! à bas la dictature des référentiels ! ». En des temps pas si lointains où tout était politique, le référentiel aurait-il été qualifié de bourgeois ? Outil d’asservissement de l’utilisateur ignorant des choses subtiles de la classification et de l’indexation, réservé à une élite sachante ?

La recherche en texte intégral n’est-elle pas la solution idéale ? Le Graal qui délivre la connaissance ? Après Google qui met à mal les cellules de veille, Internet va-t-il tuer les référentiels ? Le référentiel a-t-il vécu ? Il est vrai que si l’on regarde de près des services comme Flickr ou Delicious, les résultats sont plutôt probants.

Lors de la conférence que nous tenons à Documation le 17 mars à 14h30, nous aborderons ce sujet en détail et essayerons de comprendre l’intérêt des référentiels à l’heure du Web 2.0 et de la montée en puissance du Web Sémantique (Web 3.0).